Obsługa kadrowo-płacowa i jej rola w firmie

Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników, to musisz prowadzić wszelkie sprawy związane z kadrami, płacami i odprowadzaniem składek za tych pracowników. To zajęcie czasochłonne i pracochłonne. Obowiązuje cię niezależnie od tego na jakiej podstawie zatrudniasz, czy jakie umowy między stronami zostały podpisane i na jakich warunkach. A im więcej pracowników, tym więcej obowiązków spoczywa na pracodawcy. Jeśli masz jakieś wątpliwości dotyczące tego tematu, w tym wpisie postaramy się wiele z nich rozwiać.

Obowiązki związane z obsługą kadr i płac w przedsiębiorstwie

Do obowiązków osoby zatrudnionej na stanowisku specjalisty do spraw kadr i płac w firmie należy obsługa umów, czyli przygotowanie i zawieranie umów, a także pilnowanie ich rozwiązania w odpowiednich terminach; sporządzanie list płac, prowadzenie akt personalnych, rozliczanie delegacji i urlopów oraz wiele innych czynności. W dużych firmach zwykle istnieje takie stanowisko, często nawet wieloosobowe.

Co jednak zrobić, jeśli prowadzi się przedsiębiorstwo małe, lub nawet średnie? Oddelegowanie tych zadań osobie zajmującej się w firmie innymi czynnościami mija się z celem, bo ta osoba nie wykonuje wtedy czynności, które prowadzą bezpośrednio do rozwoju firmy w swojej dziedzinie. Natomiast dodatkowy etat, to dodatkowe koszty dla firmy, a przy tym jeśli jest to tylko jeden pracownik – w czasie jego urlopu, czy zwolnienia, i tak ktoś inny musi przejąć obowiązki.

Jak rozwiązać problem obsługi kadr i płac w firmie?

Najlepszym wyjściem dotyczącym obsługi kadrowo-płacowej małych firm jest nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym, świadczącym usługi outsourcingowe. Outsourcing to inaczej „zewnętrzne źródło”. Dlaczego warto? Bo biuro rachunkowe z zasady zatrudnia wiele osób, zatem nigdy nie dochodzi do opóźnień w obsłudze. W naszym biurze pracują wysoko wykwalifikowani specjaliści, którzy stale się doszkalają i na bieżąco śledzą wszelkie przepisy związane z zatrudnianiem pracowników i prowadzeniem ich dokumentacji. A stały kontakt z nami, jak również ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, którym dysponujemy, zapewnia naszym klientom pewność i bezpieczeństwo.

Czym zajmuje się firma świadcząca obsługę kadrowo-płacową?

Szczegółowy zakres obsługi kadrowo-płacowej przedsiębiorstw zawsze ustalamy indywidualnie, w zależności od potrzeb i specyfiki działalności naszych zleceniodawców. Podstawowe czynności obejmują usługi kadrowe i płacowe takie jak:

• przygotowywanie i archiwizowanie umów o pracę i innych umów cywilnoprawnych;
• prowadzenie akt personalnych pracowników, w tym kierowanie na badania lekarskie i wystawianie niezbędnych zaświadczeń;
• prowadzenie list płac i kartotek wynagrodzeń;
• rozliczanie umów, a także delegacji i urlopów, oraz rozliczanie deklaracji ZUS i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy;
• czynności związane z rozpoczęciem pracy, oraz z zakończeniem stosunku pracy, w tym wystawianie świadectw pracy;
• opracowywanie rocznych sprawozdań w wymaganym przepisami zakresie;
• opracowanie regulaminów BHP i innych regulaminów pracowniczych.

Większość działań podejmowanych przez nasze biuro rachunkowe dotyczy, zgodnie z przepisami, wszystkich podmiotów gospodarczych, które zatrudniają pracowników. Jednak takie zagadnienia, jak choćby regulamin pracowniczy, czy zakres regulaminów i szkoleń BHP, są wysoce zróżnicowane w zależności od specyfiki prowadzonej działalności. Dodatkowo, jako specjaliści w dziedzinie prawa pracy i zagadnień pokrewnych, możemy świadczyć dla twojej firmy doradztwo w tym zakresie, oraz w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.